高等進学塾グループ様の導入事例

生徒や保護者とのコミュニケーション強化を実現。メーリングフィニッシャーを設置したことで成績表送付の手間がなくなりました。

高等進学塾グループ 教務部長 待鳥 秀峰 様

難関国立大学や医学部進学を目指す生徒が学ぶ高等進学塾グループ様は、教材や配布資料、成績表などを年間百万枚以上プリントされています。オルフィス導入後は、コストダウンだけでなく、高速カラープリントによって見やすい教材、資料が作成できるようになりました。また、ORメーリングフィニッシャーを設置したことで成績表送付の手間が大幅に削減され、生徒や保護者とのつながりを強化できるようになったそうです。

カラー冊子の印刷が速いので生徒を待たせない。

私たちの業務では授業で使う教材や資料を大量に印刷しますが、年間百万枚以上をコピー機で印刷するには速度、コスト、機械の耐用枚数の点で限界がありました。また、モノクロの教材では内容が伝わりにくいことも問題でした。オルフィスを導入してからは、プリント速度が非常に速いため授業前のプリント待ちがなくなりました。そのうえ、カラー印刷なので教材が見やすく内容が伝わりやすくなったのも大きなメリットです。生物や化学の授業では図やチャートが多いのですが、カラー化したことで断然見やすくなりました。
特に助かっているのが冊子のプリントです。教材を一枚ずつバラバラで渡すと生徒が無くしやすかったのですが、冊子にまとめることで紛失も減ります。問題集を希望する生徒にも、待たせることなくすぐに冊子を印刷して渡せるのもうれしいですね。問題集は、量の多いものだと問題だけで20ページ、解答とあわせて40ページを超えるものもあります。生徒ごとに欲しい問題集が異なるので、事前に刷り置きできません。以前は10分、20分待たせることもありましたが、オルフィスなら数十秒で仕上がります。他にも1,000〜2,000枚程度の生徒募集チラシが低コストでスピーディーに作成できるようになりました。内容の変更や修正があってもすぐ印刷できるので、チラシ作成にも役立っています。

成績表送付の手間を大幅に改善。

オルフィス導入の一番のメリットは、生徒の成績表などの送付物を介して保護者とのコミュニケーションアップを実現できたことです。今までは一部の生徒に成績表を送る時に、プリントして封入封緘、宛名シールを貼る…といった作業が大変で、スタッフ数人で深夜までかかっていました。間違って別の生徒の成績表を送ってしまっては大変なことになるので、宛名と中身の組み合わせも厳重にチェックします。とても神経を使う作業なので、他の仕事が手につかず、2ヶ月に1回の発送が精いっぱいでした。
それがオルフィスのメーリングフィニッシャーなら、プリント後に三つ折り、封入封緘まで自動処理してくれるので、作業負担が劇的に減りました。一通ずつ宛名をバリアブル印刷することができるので、中身と宛名を間違えてしまう心配がないのもうれしいです。おかげで保護者との接点を1ヶ月に1回か、それ以上に増やすことができ、保護者の安心感、満足度も高まっています。また、成績表に講習の案内なども同封できるようになったので、販促面でも期待しています。
今後は、オルフィスを使って成績表や指導計画を送付する頻度を上げ、より生徒や保護者とコミュニケーションを密にしていきたいと考えています。今までできなかったことが実現でき、よりよい指導が提供できるようになって、オルフィスを導入してよかったと思っています。

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