白糠町役場様の導入事例

白糠町役場様の導入事例 オルフィスに換えた。ビジネスが変わった。「1台のプリンターで、業務がここまで変わるなんて、驚きです」

北海道・白糠町(しらぬかちょう)役場では、基幹システムの更新にともなって、メインプリンターとしてオルフィスを導入。帳票や町民へのお知らせなど、多くのプリント物の内製化を実現しました。業務効率が劇的にアップし、コスト削減にもつながっているそうです。

Before 導入前(問題点)After 導入後(効果)

オルフィス導入を決めた理由

「帳票プリントシステムの実現はオルフィスなしでは考えられませんでした」

2010年の春、私たち白糠町役場では基幹システムの更新に伴って、メインプリンターをどうするかを検討していました。当初は、どのプリンターでも大差ないだろうと考えていたのです。ところが、帳票のプリントができるということでオルフィスに興味を持っていろいろと調べていくと、プリントスピードが圧倒的に速く、コストも抑えられ、耐久性にも優れているということがわかりました。同じような性能を持つプリンターは他にはなかったので、オルフィス導入を決めたのです。


談:白糠町役場
企画総務部 総務課
情報管理係 係長
佐々木康行様

北海道・白糠町(しらぬかちょう)

白糠町は、北海道の東部太平洋岸に位置する人口約1 万人の町。昨年、町制施行60 周年を迎えた。林業、漁業、酪農のほか、広大な釧路白糠工業団地を有し、水産加工業が盛んである。北海道屈指の水揚げを誇るシシャモやサケ、柳ダコをはじめ、最近人気を集めている焼酎の原料であるシソも特産として名高い。

オルフィス導入の成果

スピード

「帳票印刷の内製化により、最新データをもとにプリントできるように」

白糠町の人口は、約1 万人。町民の皆さまへのお知らせや帳票類の印刷は外注でしたが、オルフィスを導入してほとんどを内製化しています。オルフィスは基幹システムと連携し、最新の町民データで作業できるのが大きなメリット。たとえば納税のお知らせの場合、外注だと数日かかり、その間に納付される場合もあります。その分を送る前に抜き取るのが大変でした。オルフィスなら、発送前日に更新されたデータで出力できるため、抜き取り作業のテマと印刷のムダを大幅に減らせています。

効率化

「3つ折り、封入など、プリント後の作業が大幅に効率化」

たとえば、3,000 通の封書の場合、印刷したものを3つ折りにして封筒に入れる作業だけでも、4人で担当して約1日半かかっていました。オルフィスなら、印刷から3つ折りまで自動で行えるため、1 人が立ち合うだけで約4 時間で完了。プリント業務の効率が格段にアップし、人手も時間も大幅に節約することができました。

負担軽減

「町議会の議案書づくり。丁合も自動化され、助かっています」

もうひとつ大きなプリント物が町議会の議案書です。年に10回ほど開催されるのですが、毎回150ページほどにおよぶ議案書を120部ほど用意しなければなりません。以前は、出力したものを人の手で丁合していました。会議室などにたくさんの人に集まってもらって、それはもう大騒ぎ。人がやることだから、ミスも出ます。ページに抜けがないかチェックするのが大変でした。オルフィスにしてからは、フィニッシャーにすべておまかせしています。丁合されてでき上がってくるので、作業も1 人で十分。本当に助かっています。

コスト削減

「イニシャルコストはすぐに吸収できる見込み。プリント速度も圧倒的です」

もちろん、コスト削減にもつながっています。外注していた印刷を内製化し、単価の高いカラーコピーの使用頻度を減らし、オルフィスに集約しました。オルフィス導入を含む基幹システム全体の更新により、年間で約2,300万円ほどが節約できるのではないかと予測しています。この調子なら、イニシャルコストもすぐに吸収できてしまうでしょう。導入を検討していた際、デモンストレーションでプリント作業を見せてもらったのですが、最初に見たオルフィスのスピードには本当に驚きました。その速さは、みんなが思わず笑ってしまうほど。白糠町ぐらいの規模の自治体で使うにはぴったりですね。機会があれば、近隣の自治体の皆さんにもお勧めしています。他に類のないプリンターですから。

プリント業務の効率化は、町民サービスのクオリティ向上に役立っています。

プリント業務の効率がアップして節約できた時間は、町民サービス業務にあてることができます。これまで以上にきめ細かく町民のみなさんに対応することができるので、オルフィスは町民のサービスのクオリティ向上にも役立っているわけです。

1台で業務効率を飛躍的に高めたオルフィス。まさにビジネスを変えるプリンターです。
次は、あなたのビジネスを変えませんか。

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