米子市役所様の導入事例

米子市役所様の導入事例 帳票プリントの時間短縮とコスト削減。オルフィスで一度に解決できました。

米子市役所 企画部情報政策課では、基幹システムの更新に伴って、多大な時間と労力がかかる帳票プリント業務を効率化するプリンターとしてオルフィスを導入。処理スピードや、コスト削減効果でオルフィスは、帳票プリント業務に欠かせない存在になっています。

時間短縮とコスト削減で、帳票印刷の効率化を実現!

オルフィス導入を決めた理由

米子市役所では、多種多様な帳票のプリント業務を「基幹系」と「サーバー系」の2系統のシステムで処理しています。「基幹系」では、専用のプリンターで住民情報システムなどメインの処理を行い、「サーバー系」では、一般的なプリンターを使い、比較的少枚数のものから数千単位の通知書・納付書などの処理をしています。

しかし、そこにはひとつ問題がありました。万単位の帳票プリント業務が重なる繁忙期になると、基幹システム専用のプリンターだけでは処理が追いつかず、プリントの順番待ちが発生していたのです。

それで基幹システムの更新の時期に合わせて、この問題を解決できる手頃なプリンターはないかと探したところ、理想科学工業のオルフィスのことを知りました。

その特長は、他のプリンターに比べてスピードが速く、しかもプリントコストが安いということで、「これは試す価値がある」と思いました。そこで、業務に適しているかを確認するため、理想科学工業本社に納付書や保険証など実際の帳票を持ち込んで検証を行いました。

テスト印刷してみると、オルフィスはスピードだけでなく、一般的なプリンター同様に扱いやすく、機能的にも充分でした。課題だった帳票プリントを効率化できると確信し、基幹システムのプリント業務をサポートするプリンターとしてオルフィスの導入を決めました。

オルフィス導入の成果

米子市企画部情報政策課 課長
中地誠 様

帳票プリント業務にかかっていた外注コストの一部を削減!

一般的なプリンターのようにパソコンでデータを作成してすぐにプリントすることが、基幹システム専用のプリンターではできません。データを作り直す(データの文字変換)必要があり、その作業は外注していました。さらにその際、データの二重検証という手間が発生していました。

その点、オルフィスはそうした手間が発生せず、パソコンで作成したデータをその場ですぐにプリントできるので、データの文字変換や二重検証の作業が不要になり、業務が断然スムーズになりました。コスト削減にもつながっています。

また、オルフィスは、帳票のレイアウト枠と個別データを、無地の用紙に同時プリントできるのも便利です。枠と印字の“印刷ズレ”の心配がなくなりますし、制度改正のたびに専用紙を発注し直す必要もありません。

オルフィスを導入したことで、プリント作業の効率化とコスト削減がいっそう進むと思います。

米子市企画部情報政策課
堀口修治 様

圧倒的なプリントスピードで時間短縮!大量プリントでも紙が熱くならない。

プリントスピードも期待どおりでした。以前はプリント作業だけで丸2日かかっていた帳票が、オルフィスを導入してからは半日で終わります。介護保険のニーズ調査など一度に3万5千枚プリントしたこともありますが、オルフィスなら何の問題もありませんでした。繁忙期の帳票プリント業務も、基幹システム専用のプリンターと使い分けることでスムーズですし、コストも下がっており、帳票の発行部署からも好評です。

また、以前、基幹システムのプリンターが混雑していた時、万単位の帳票を一般的なプリンターで処理したことがあります。その際、かなりの時間がかかることは覚悟していたのですが、連続使用したことで紙が熱くなり、反り返ってしまうなど、苦労したことがあります。

オルフィスの場合、そういった大量プリントの負荷を心配する必要がないのがいいですね。

帳票以外のプリント業務でも、活用範囲を広げていきたい!

現在、帳票プリントをメインにオルフィスを使用していますが、今後は他のプリント業務でもどんどん使っていきたいと思っています。

例えば、制度改正などがあった時に、市民のみなさんへお送りするお知らせだったり、庁内で配布する報告書などのページ数が多い資料だったり。「いいプリンターあるけど、使ってみる?」と、今、各課に少しずつ声をかけているところです。

また、最近、新たにはじまる帳票業務のシステム用に、オルフィスをさらにもう1台導入しました。オルフィスを頼りにすることが、今後ますます多くなりそうです。

鳥取県米子市

鳥取県米子市は、山陰のほぼ中央に位置し、人口は約15万人。国立公園大山や、中海など豊かな自然に囲まれている。山陰屈指の皆生温泉はトライアスロンの発祥の地としても有名。また、「白ネギ」が特産品で、ゆるキャラにもなっている。近年では「ふるさと納税」がテレビ番組で紹介され、話題に。

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